Ο Σχεδιασμός & η Επιχειρηματικότητα του σήμερα

Είναι σχεδόν αξίωμα ότι όταν προετοιμαζόμαστε για κάτι, όταν έρθει η ώρα της υλοποίησης θα το κάνουμε καλύτερα, πιο αποδοτικά και σίγουρα με λιγότερο κόπο και αγχος. Οι πιο φανατικοί θα μας πούν ότι ένα έργο ξεκινάει από την αρχή του σχεδιασμού του.

Ο William Deming (1900-1993) ήταν ίσως ο πρώτος άνθρωπος που εξήγησε δομημένα, τους λόγους, τα οφέλη αλλά και την διαδικασία του σχεδιασμού. Αμερικάνος μηχανικός και στατιστικολόγος, υπήρξε καθηγητής, συγραφέας, εισηγητής, και σύμβουλος διοίκησης.

Η θεωρεία που τον έκανε γνωστό ήταν ο κύκλος του Deming,

PDCA, (plan-do-check-act).

Βάσει αυτής της θεωρείας ο προγραμματισμός των ενεργειών ενός οργανισμού είναι μια αέναη κυκλική διαδικασία, η οποία μαθαίνει από τον παρελθόν της, επανασχεδιάζει το μέλλον της με αποτέλεσμα η υλοποίηση να βαίνει συνεχώς βελτιούμενη.

Η επεξήγηση του κύκλου

(plan) - Το πρώτο στάδιο είναι ο σχεδιασμός των ενεργειών, χρονικός και κοστολογικός.

(Do) - Το δεύτερο στάδιο είναι η υλοποίηση των σχεδιασθέντων ενεργειών.

(Check) - Το τρίτο στάδιο είναι η αποτίμηση των αποτελεσμάτων και η αιτιολόγηση των αποκλίσεων.

(Act) - Το τέταρτο στάδιο είναι ο επανασχεδιασμός των δράσεων βάσει των παρατηρήσεων ή και καινούριων δεδομένων.

Αν το σκεφθούμε λίγο, αυτός ο κύκλος των δράσεων, ισχύει στην καθημερινότητά μας και συμβαίνει αυθόρμητα μέσα στο μυαλό μας, από τα πιο απλά πράγματα που κάνουμε, μέχρι και τα πιο σύνθετα.

Χρονικός προσδιορισμός δεν υπάρχει, για την επαναληψιμότητα του κύκλου των ενεργειών, αλλά ανάλογα με την σταθερότητα ή μη του περιβάλλοντος, οι δράσεις καθορίζονται σε ανάλογα χρονικά διαστήματα, τα οποία ορίζει η ανάγκη για επανεξέταση.

Παρα το ότι αυτή η θεωρεία αποτυπώθηκε πριν από αρκετά χρόνια, και με αρχική εφαρμογή την αμερικάνικη πολεμική βιομηχανία πριν τον 2ο Παγκόσμιο πόλεμο, συνεχίζει να είναι πιο επίκαιρη και πιο χρήσιμη από ποτέ.

Ο ετήσιος προϋπολογισμός ενός οργανισμού, θα μπορούσε κάλλιστα να είναι από μία απλουστευμένη εφαρμογή της θεωρείας του Deming ή ακόμα και μία πιστή. Ο κύκλος της διαδικασίας του προϋπολογισμού είθισται να είναι ετήσιος, και προφανώς κάθε χρόνο βελτιώνεται αξιοποιώντας την γνώση και την εμπειρία του παρελθόντος, και κυρίως τις αιτιολογίες των αποκλίσεων, αλλά και τα καινούρια δεδομένα.

Οι αποκλίσεις με την πραγματικότητα μπορεί να είναι θετικές ή αρνητικές, αλλά οι αιτιολογίες τους είναι αυτές που βελτιώνουν όχι μόνο την διαδικασία αλλά και το αποτέλεσμα.

Και είναι άγραφος νόμος της φύσης των πραγμάτων, και ισχύει σχεδόν πάντα, ότι

- αν δεν αιτιολογήσουμε τις θετικές αποκλίσεις, δεν θα επαναληφθούν στο μέλλον, και

- αν δεν αιτιολογήσουμε τις αρνητικές, θα επαναληφθούν, αργά ή γρήγορα με μαθηματική ακρίβεια.

Και όταν τα δεδομένα αλλάζουν τόσο πολύ στην ζωή μας, τόσο πιο αναγκαία είναι και η ύπαρξη σχεδιασμού και ανασχεδιασμού των δράσεων. Αυτή η διαδικασία είναι που προάγει την προσαρμογή των οργανισμών στα καινούρια δεδομένα, και αυτή η προσαρμοστικότητα είναι που εξασφαλίζει την βιωσιμότητα και την επιτυχία στην επιχειρηματικότητα.

Ο ετήσιος προϋπολογισμός είναι συνώνυμος με την υγιή επιχειρηματικότητα, και τα οφέλη για έναν οργανισμό, μπορεί να είναι πολλαπλά. Αυτά ισχύουν όχι μόνο για τα αποτελέσματα και την πληροφόρηση του προϋπολογισμού, αλλά και για την διαδικασία που χρειάζεται για την ολοκληρωσή του.

Τα ωφέλη είναι πολλά, αλλά εγώ θα σταθώ σε τρία βασικά, στην πληροφόρηση, στην διαδικασία και στην κουλτούρα της προετοιμασίας.

1. Η πληροφόρηση

Το πρώτο, άμεσο και πιο προφανές πλεονέκτημα είναι η πληροφόρηση που παίρνουν οι εμπλεκόμενοι από τις προβλέψεις των οικονομικών αποτελεσμάτων ενός προϋπολογισμού.

Ενα, σωστά δομημένο, μοντέλο προϋπολογισμού μας δίνει παρα πολλές πληροφορίες όσον αφορά τα οικονομικά αποτελέσματα, τούς ισολογισμούς, τις ταμειακές ροές και τους οικονομικούς δείκτες που απορέουν από μια οικονομική χρήση, όχι μόνο για το σύνολο του οργανισμού, αλλά και για επιμέρους τμήματα και κατηγορίες.

Εκτός αυτού, χρησιμοποιώντας την τεχνολογία και την δοκιμή πολλαπλών σεναρίων και πολιτικών, καταλαβαίνουμε τις βαρύτητες και τις ευαισθησίες που χαρακτηρίζουν μια επιχειρηματική δραστηριότητα στο σύνολό της αλλά και τμηματικά.

Παράλληλα έχουμε και την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων όσον αφορά την αποδοτικότητά τους και την συμμετοχή τους στο τελικό αποτέλεσμα. Με λίγα λόγια γνωρίζουμε από που κερδίζουμε και από που χάνουμε, γιατί συμβαίνουν πάντα και τα δύο, χωρίς αυτό να είναι υποχρεωτικά λάθος.

Τα αποτελέσματα είναι συνάρτηση των παραδοχών και υποθέσεων που κάνουμε, και μπορεί να είναι θετικά ή αρνητικά. Σημασία έχει ότι το ξέρουμε ένα χρόνο πρίν. Έχουμε δηλαδή, τον χρόνο να αντιδράσουμε αν θέλουμε να διορθώσουμε κάτι και να λειτουργήσουμε προληπτικά.

Κάποιος, που το ονομά του δεν θυμάμαι, είπε ότι τα προβλήματα είναι σαν τον ελέφαντα. Όσο πιο μακριά είναι τόσο μικρότερος φαίνεται και τόσο περισσότερες επιλογές έχουμε να τον αποφύγουμε. Και πόσο δίκιο είχε.

“Ξέρετε ότι αν ο Τιτανικός είχε δεί το παγόβουνο 1,5 μίλι ενωρίτερα θα το είχε αποφύγει.”

2. Η διαδικασία

Η ποιότητα ενός προϋπολογισμού είναι αντιστοίχως ανάλογη της ποιότητας των δεδομένων που θα χρησιμοποιήσουμε.

Για την παραγωγή ενός ετήσιου σχεδίου δράσης ή κοινώς προϋπολογισμού όλα μπαίνουν στο τραπέζι. Είναι αυτό που λέμε στα απλά ελληνικά “κάνουμε ταμείο”.

Δηλαδή επανεξετάζουμε όλα αυτά που έγιναν στο παρελθόν για να ήμαστε οσο πιο πραγματικοί γίνεται στις προβλέψεις μας για το μέλλον. Για αυτό λοιπόν πρέπει να μπαίνουν στο μισκροσκόπιο και να αξιολογούνται όλες οι συνεργασίες που έχουμε είτε αφορούν πελάτες είτε προμηθευτές. Επιπλέον αξιολογούνται και όλες οι υπηρεσίες και τα προϊόντα που προσφέρουμε στην αγορά.

Σε αυτήν την διαδικασία, πάντα αποκαλύπτονται και ενίοτε εξαιρούνται μη παραγωγικά έξοδα, καθώς και κρυμμένα εισοδήματα, τα οποία και κάτω από συνθήκες ενεργοποιούνται. Υποκινούνται διαπραγματεύσεις ακόμη και σε αναγκαία έξοδα, αλλά και έρευνα για πρόσθετα κανάλια διανομής.

“Γνωστή και επώνυμη βιομηχανία κατασκευαστών κινητήρων εσωτερικής καύσης, τους σκέτους κινητήρες που έβγαζε στην αγορά, αρχικά τους τοποθετούσε σε έναν μεταλικό σκελετό και τους έβαφε μαύρους για λόγους αισθητικής. Κάποια στιγμή και μετά από αρκετά χρόνια, αποφάσισε να τους βάζει μέσα σε μία συσκευασία, πάλι για λόγους αισθητικής. Συνέχισαν όμως να τους βάφουν, χωρίς αυτό πλέον να χρειάζεται.

Δύο χρόνια και αρκετά εκατομύρια αργότερα, μετά από μια διαδικασία ανασχεδιασμού, αντιλήφθηκαν την αστοχία της παραγωγικής διαδικασίας, δηλαδή το περιττό βάψιμο, και προφανώς το διέκοψαν, αποφεύγοντας αχρείαστα έξοδα δεκάδων εκατομυρίων ευρώ ετησίως.”

Αν δεν υπήρχε η διαδικασία του ελέγχου και του επανασχεδισμού, ακόμα μέχρι και σήμερα θα πουλούσαν βαμμένους κινητήρες μέσα στην συσκευασία τους, δαπανώντας χωρίς λόγο υπέρογκα ποσά.

Η αλήθεια είναι πως όταν προσέχουμε κάτι, αυτό βελτιώνεται. Πολλές φορές από μόνο του, χωρις ουτε καν να πούμε ή να κάνουμε κάτι, αρκεί αυτή η προσοχή να γίνετε αντιληπτή, συνήθεια και συνείδηση.

3. Η κουλτούρα

Ο «προγραμματισμός» δεν είναι ούτε τμήμα μιας εταιρείας, ουτε κουτάκι σε κάποιο οργανόγραμμα, ούτε μια άψυχη τυπική διαδικασία. Είναι συνήθεια, είναι τρόπος σκέψης, είναι τρόπος ζωής, είναι κουλτούρα.

Για πολλούς η εκπαίδευση και η μύηση ενός οργανισμού, σε αυτήν την κουλτούρα, είναι ίσως και το μεγαλύτερο από τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής του επιχειρηματικού σχεδιασμού.

Ολόκληρο το στελεχιακό δυναμικό που αποφασίζει και επηρεάζει τις δράσεις που εμπλέκεται, εκτίθεται σε μια διαδικασία επανεξέτασης που προκαλεί διορθώσεις, διευρυνση των οριζόντων σκέψης (out of the box), προτείνει λύσεις και ενίοτε ορίζει και τις περιοχές ευθύνης εκ νέου.

Ολόκληρη αυτή η διαδικασία είναι προφανώς άρρηκτα συνδεδεμένη και με την ένοια της αξιολόγησης.

Αξιολόγηση των δομών ενός οργανισμού, των στελεχών του, των πρακτικών και πολιτικών που εφαρμόζουν και στο τέλος, αξιολόγηση της συνολικής επιχειρηματικότητας.

Με σημείο αναφοράς τα επιχειρηματικά σχέδια και σε σύγκριση με τα πεπραγμένα, έπεται και η αξιολόγηση των πάντων όπου πρέπει να καταλήγει στην επιβράβευση των καλυτέρων και την εκπαίδευση των υπολοίπων.

Να προτείνω σε όλους, παλιούς, νέους επιχειρηματίες και στελέχη επιχειρήσεων να υιοθετήσουν την παραπάνω λογική και να ακολουθήσουν την παραπάνω διαδικασία. Θα φανούν τα προφανή πλεονεκτήματα της πληροφόρησης και της διαδικασίας αμέσως καθώς και το αποτέλεσμα στην κουλτούρα του οργανισμού σας λίγο αργότερα, όταν όλα θα έχουν γίνει συνήθεια και τρόπος ζωής.